Faire des choix éclairés pour ma santé

L’antenne de la Vienne recrute une assistant(e) d’administration et de documentation

Pour assurer ses missions d’éducation et de promotion de la santé et contribuer à la professionnalisation des acteurs, l’IREPS Nouvelle Aquitaine recrute, pour son antenne de la Vienne, un(e) d’assistant(e) d’administration et de documentation.

Fiche de poste

 

Activités principales

Administration au niveau de l’antenne

  • Réalise l’accueil téléphonique, physique et gère la boite mail de l’antenne,
  • Effectue les liaisons entre l’interne et l’externe (courriers, mails, préparation de documents pour signature, …)
  • Enregistre et gère les courriers, arrivées et départ,
  • Collecte les informations nécessaires pour les mises à jour des bases de données de l’association,
  • Planifie et organise des réunions, des événements de la vie associative,
  • Gère et optimise la logistique et l’intendance (locaux, matériel, fournitures…)
  • Saisit et met en forme des documents et des réponses aux appels à projets.

Administration au niveau régional

  • créé et gère les bases de contacts, dans le respect du RGPD,
  • assure le traitement, le tri à plat et l’analyse des questionnaires et enquêtes.

Documentation et diffusion de documents

  • Accueille les personnes, les informe et les oriente vers leurs interlocuteurs,
  • Diffuse du matériel de prévention, tient des stands documentaires,
  • Présente l’offre documentaire, gère des prêts et des relances,
  • Accompagne pédagogiquement les usagers du centre de documentation dans le montage
  • de leurs actions
  • Effectue des commandes, l’enregistrement et l’indexation dans une base de données,
  • Participe à la veille et à la recherche documentaire.

Connaissances et compétences attendues

  • Connaissance des concepts de promotion et d'éducation pour la santé
  • Connaissance de la gestion documentaire et des techniques de recherche documentaire,
  • Maîtrise des outils bureautiques (texte, tableur, diaporama, etc.)
  • Maitrise des techniques et outils de diffusion (mailings, fichiers…) et de traitement des questionnaires (Sphynx…)
  • Savoir faire preuve de pédagogie, d’écoute et d’adaptation
  • Sens de l'organisation, esprit d'initiative, autonomie,
  • Capacité de travail en équipe, à communiquer en interne et en externe
  • Capacités d'expression orale et écrite.

Formation et parcours professionnel

Formation initiale de niveau Bac +II ou III en métiers de l’information, de la documentation ou du livre,
Expérience exigée minimum de 3 ans à 5 ans, sur un poste similaire.

Caractéristiques du poste

Poste en CDI, à temps complet,
Poste basé à Poitiers, déplacements sur le département et sur la région (véhicule personnel obligatoire),
Rémunération : selon grille FNES et expérience.

Procédure de recrutement :

Candidature à l’attention de Monsieur François Dabis, Président de l’IREPS Nouvelle Aquitaine
Par mail à l’adresse rh@irepsna.org
Date limite de candidature : Le 01 septembre
Date des entretiens : 09 septembre 2019
Prise de poste : Le plus rapidement possible

 

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